Les petits hack d’organisation pour la rentrée – version mail

 

Dans le monde des indépendants il y a deux types de personnes :

  • Ceux qui ont 15856 mails dans leur boite de réception dont 564 non lus
  • Ceux qui ont une boite de réception vide, avec 10 libellés classés parfaitement, et même des petits émojis parce que c’est mignons et que ça rend les mails plus cools

Et au cas où tu n’es pas compris à quelle team j’appartenais, et bien je fais partie de la seconde team. Mais ça, si tu as lu la version petit hack du mois de juillet, tu l’avais déjà deviné !

Et sans plus attendre, je te propose une version hack de la boite mail : des astuces simples à mettre en place, efficaces car elles te feront gagner du temps et gratuites pour ne pas gâcher le plaisir ! 🍒

Ps : ces Hack sont à destination de ceux utilisants Gmail. Pour les autres sachez que les fonctionnalités n’existent pas toujours ou portent d’autres noms.

Hack 1 : Supprimer la boite mail de ton téléphone

La boite mail de ton téléphone c’est l’application du diable, pas plus pas moins ! Tout simplement car si tu l’as tu vas pas pouvoir t’empêcher de jetter un oeil “au cas où” alors que si tu ne l’as pas… ben la vie est cool, le soleil brille et tu bosses tranquille. Aucun mail n’est urgent et ne demande à être traité dans la seconde. Si tel était le cas ton interlocuteur t’appelerai.

Ps : en cas d’urgence, ça se télécharge en 10 secondes. OUI, tu n’as aucune excuse valable 🙃

Hack 2 : Regarder ses mails une fois par jour

Ca demande une certaine organisation et rigueur de ta part, mais regarder ses mails une seule fois par jour est suffisant pour les traiter. C’est simple comme conseil mais ça t’évitera de perdre des heures à traiter des mini mails qui auraient pu être traité dans la foulée les uns après les autres.

Pour commencer tu peux déjà te mettre une rigueur à une fois le matin et une fois le soir.

Avec un rythme pareil tu pourra largement répondre en temps et en heure à tes clients, gérer tes prospects, être réactif auprès des partenaires et assurer une efficacité professionnelle sans perdre de temps.

Hack 3 : Créer des libellés pour libérer la boite de réception

Les deux hacks qui suivent sont des hacks qui jouent au Tetris et qui sont pour moi indissociables et font un super combot ensemble !

L’objectif de ce hack 3 est de vider la boite de réception. Oui oui, qu’une fois que tu aies traité les mails du jour, hop ta boite de réception est vide, tous les jours. Ca fait rêver ? Et bien cela tiens à de l’organisation (comme d’habitude). Mais ton meilleur allié dans cette voie sera clairement les libellés, et sous libellés. Classer ses mails dans des rubriques permet à ton cerveau de pouvoir y accéder facilement si besoin, et aussi libère la boite de réception ce qui indique à ton cerveau “✅”

Pour créer tes libellés, je te conseille de prendre un temps pour réfléchir aux catégories, la création en elle même ne te prendra que très peu de temps (aka 30 minutes max).

Puis, quotidiennement, une fois que tu as traité un mail, classe-le dans le libellé qui lui correspond et ce même si tu attends une réponse ! Tu le ranges et dès que tu auras une réponse il réapparaitra dans ta boite mail. Magique !

Hack 4 : user et abuser du “mettre en attente” et de “programmer l’envoi”

Ici je mets les mails dans la perspective de temps. Combien de mail reçoit-on par jour qui n’ont pas la necessité d’être lu à ce moment-là ? Beaucoup trop, vraiment. L’option “mettre en attente” est une fonctionnalité qui te permet de revoir le mail dans ta boite de réception au moment où tu en as besoin (un récap’ avant un rendez-vous client, un appel découverte, etc…) ou alors de décaler le mail à une autre journée où tu vas prendre le temps de traiter, classer et archiver tes mails.

Ainsi, ta boite mail n’est pas surchargée, et on entre dans une ère de “la boite de réception est vide” avec des petits dessins trop mignon sur gmail (je suis sûre que certains vont vouloir la vider juuuuuste pour voir le dessin 😏)

Hack 5 : Limiter les échanges mails

C’est le secret des mails : ils ne sont pas utiles pour tout. Parfois certaines infos sont plus vites traitées sur d’autres supports. Il existe une règle très simple pour remédier à ça (oui, les règles c’est bien ça cadre notre cerveau et ça pour être super organisé, on adore ! ) : si tu échanges plus de 3 mails d’affilés, tu appelles. Comme ça tu clotûre le sujet et tu peux passer à la suite sans générer de charge mentale inutile.

Voilà pour les hack de la boite mail 💌
Tu peux aussi nous partager les tiens en commentaires !

Il ne te reste plus qu’à prendre un moment avec un bon café pour mettre en place tout ça ! ☕

Et si tu ne l’a pas encore lu, je te mets juste ici le dernier article sur les hack d’organisation business :