Comptabilité freelance : le guide complet pour maîtriser tes finances

Quand on se lance en freelance, on pense souvent à liberté, clients, chiffre d’affaires… Mais dès que ça parle comptabilité, hop tout le monde fait l’autruche.

Pourtant, bien gérer sa compta, c’est la base pour éviter les erreurs et payer des sanctions inutilement. Au delà de ça, c’est surtout l’assurance de piloter sereinement son activité.

Que tu sois déjà indépendant ou en train de te lancer, ce guide te donne une vision claire, simple et concrète de la comptabilité en freelance : obligations, statuts, outils, bonnes pratiques.

Cet article est écrit à quatre mains avec Abby, un logiciel de comptabilité spécialisé pour les indépendants. 

Qu’est-ce que la comptabilité pour un freelance et pourquoi est-elle essentielle ?

Définition : la comptabilité pour les indépendants

La comptabilité en freelance regroupe l’ensemble des règles et actions permettant de suivre l’activité financière d’un indépendant. En gros, c’est :

• Tes flux : encaissements & dépenses.
• Tes documents : factures, acomptes, avoir.
• Les taxes : charges sociales, impôts, TVA (le cas échéant).

Elle permet de justifier tes entrées et sorties d’argent auprès de l’administration, mais aussi de comprendre si ton activité est rentable. Et oui, la comptabilité c’est essentiel pour la survie de ta boite !

Les enjeux de la comptabilité quand on est freelance

Une comptabilité bien tenue te permet d’éviter les pénalités (car oui il y a des sanctions), d’anticiper tes charges et impôts, de prendre de meilleures décisions (tarifs, investissements).

En clair : la compta, certes c’est une contrainte, mais c’est avant tout un outil nécessaire de pilotage. Et puis, toutes les règles comptables ne sont finalement pas si compliquées pour les freelances. Il suffit de bien se renseigner et tout de suite, on y voit plus clair ! 

Les statuts juridiques du freelance et leur impact sur la comptabilité

Ton statut juridique détermine ton “niveau de compta” : du suivi basique (micro) à la comptabilité complète (société). Plus la structure est “complexe”, plus la gestion, la TVA et les déclarations se renforcent. C’est aussi pour ça qu’on recommande souvent un comptable à compter d’un certain niveau d’activité.

En tant que freelance, voici les statuts qui pourraient te correspondent : 

• Microentreprise : simple, peu de documents.

• EI au réel : plus de suivi, charges déductibles.

• EURL / SASU : compta formelle + le plus souvent expert-comptable.

Maintenant, voyons ça en détail.

La microentreprise : l’option simplicité

Charges, impôts et TVA en micro-entreprise

La micro, c’est le mode “minimaliste” : tu déclares ton chiffre d’affaires, et tout le reste est calculé sur cette base.

• Cotisations : % du chiffre d’affaires HT encaissé.

• Impôt : IR classique ou versement libératoire selon ton choix.

• TVA : en principe non, sauf dépassement des seuils.

Ici, tu vas payer en fonction de ce que tu gagnes. C’est pour ça que beaucoup commencent avec ce régime.

Obligations comptables spécifiques

En micro-entreprise, tu fais surtout du suivi et de la preuve (factures + justificatifs).

• Tenir un livre des recettes.

• Conserver tes justificatifs (factures, achats, relevés).

• Émettre des factures conformes.

• Déclarer ton CA (mensuel ou trimestriel).

Pas de bilan, pas de compte de résultat : c’est une compta allégée. C’est bien pour ça qu’elle est souvent très appréciée des freelances. Mais attention : comme tu ne déduis aucune charge, elle est vite limitante.

L’entreprise individuelle (EI) : déclaration contrôlée ou régime réel

Régime réel simplifié et régime réel normal de l’EI

En EI, tu passes sur une comptabilité plus “rigoureuse”, surtout parce que tu déclares un résultat (et plus juste un CA). Tu as la possibilité entre deux régimes : 

• Réel simplifié : obligations comptables allégées (par rapport au normal) avec un bilan comptable simplifié.

• Réel normal : plus détaillé, plus encadré avec un bilan comptable complet.

La différence se joue sur la quantité de suivi et sur la charge déclarative. 

Charges, impôts et TVA en EI

Ici, ce qui nous intéresse, c’est le bénéfice. Tu enlèves tes charges de tes recettes et tu es imposé sur ce qu’il reste.

• Tu peux déduire tes charges réelles.

• Tu déclares un résultat (bénéfice ou déficit).

• La TVA est souvent concernée (selon activité et seuils).

Obligations comptables spécifiques en EI

Tu dois être carré sur l’enregistrement et les justificatifs. Ici chaque entrée ou sortie doit être justifiée (par une facture), puis tu as des obligations comptables : 

• Journal / suivi des lignes comptables.

• Livre des recettes et dépenses.

• Bilan + compte de résultat

• Déclarations fiscales annuelles

Ici, on recommande de se faire entourer au moins d’un comptable si tu n’y connais rien, car même si ce n’est pas très complexe, chacun son métier ! Tu peux évidemment t’appuyer sur un outil de comptabilité pour te faciliter la vie. 

Les outils de gestion peuvent t’aider à générer des documents comptables si besoin, comme par exemple ton livre des recettes. En quelques clics, tu peux l’envoyer à ton expert-comptable !

C’est quoi la différence entre un comptable et un expert comptable ? Un comptable réalise les tâches courantes de comptabilité (saisie, déclarations fiscales, etc.), alors que l’expert–comptable, inscrit à l’Ordre, signe, valide les documents et conseilles. 

Les sociétés (EURL et SASU) : une comptabilité encore plus formelle

Si tu montes une entreprise en indépendant, tu as deux solutions : l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ou la SASU (société unipersonnelle à responsabilité limitée). Ce sont respectivement les petites sœurs de la SARL et de la SASU. 

Charges, impôts et TVA en société

En société, ton activité devient une structure à part entière. On crée une entité. De ce fait, la vision comptable change aussi : 

• Séparation stricte des comptes pro/perso : 

• Impôt : IS (souvent) ou parfois IR selon option.

• Taxe valeur ajoutée : presque toujours concernée.

Obligations comptables spécifiques

La société impose une comptabilité complète, avec des règles plus “officielles”. 

• Comptabilité qui justifie chaque ligne comptable.
• Bilan, compte de résultat, annexes : documents comptables complets.
• Approbation des comptes (formalité)
• Déclarations fiscales plus nombreuses.

Ici, tu l’auras compris : la gestion comptable est lourde.

Donc, un expert-comptable est vivement recommandé pour faire toutes les démarches à ta place.

Les obligations comptables clés du freelance

Qu’importe ton statut, tu as des obligations comptables obligatoires en tant que freelance. 

La facturation : une obligation fondamentale

Tu factures chaque prestation : c’est ton document de base, et celui que l’administration regardera en premier.

Mentions obligatoires sur tes factures

Une facture doit être propre, claire, et conforme (sinon c’est vite pénible en contrôle ou litige).

• Identité du freelance + adresse

• Numéro SIREN/SIRET

• Numéro de facture unique (chronologique).

• Date d’émission

• Description de la prestation

• Prix HT / TTC

• Taxe valeur ajoutée ou mention d’exonération si applicable.

Pour aller plus loin, je t’ai fait un article complet sur la facturation électronique pour que tu puisses dès aujourd’hui être dans les clous. 

L’importance du devis

Le devis sert surtout à éviter les “malentendus” avec le client, mais ce n’est pas une obligation comptable. Il permet cependant de sécuriser la prestation car il vaut contrat.

Avec lui : 

• Clarifie ce qui est inclus dans la prestation.

• Tu précises toutes les modalités pour donner un cadre clair.

• Tu réduis les litiges par la suite car tout le monde s’engage.

Dans certains cas, il peut être obligatoire selon l’activité et le client.

Le suivi des dépenses et des recettes

Un terme comptable, dont on a peu parlé encore, mais que tu connais bien, c’est la trésorerie. La trésorerie, c’est la somme d’argent immédiatement mobilisable en banque à un instant donné. En tant que freelance, tu dois suivre tes flux pour éviter les mauvaises surprises (TVA, charges, impôts) et t’assurer une trésorerie saine. Entend par là : 

• Comprendre ta rentabilité.

• Anticiper tes charges et échéances.

• Éviter les oublis de déclaration.

Pour ce faire, tu dois avoir les bons outils de suivi. 

Le combo parfait ? Abby + mon système Notion de pilotage financier !
Ainsi, tu es sûr d’être de respecter les obligations comptables, qu’importe ton statut, et tu pilotes tes finances avec un suivi millimétré et parfaitement adapté à ton activité de freelance ! 

La conservation des documents comptables

La règle : tu gardes tout ce qui prouve tes recettes et tes dépenses.

• Factures : 10 ans.

• Documents fiscaux : 6 ans.

Format papier ou numérique, tant que c’est lisible, fiable, retrouvable. Attention, les factures papier ne seront bientôt plus autorisées, la facturation électronique arrive ! Je t’ai écrit un article complet sur le sujet.

Gestion comptabilité au quotidien : les bonnes pratiques

Livre des recettes et registre des achats (freelance microentreprise)

Ton livre des recettes, c’est ton “journal de caisse”. Il est indispensable pour les freelances. Dedans, on doit pouvoir y retrouver : 

• Date d’encaissement.

• Client

• Montant

• Moyen de paiement.

Le registre des achats est obligatoire pour certaines activités. Au-delà de ça, il est utile dès que tu as pas mal d’achats pour savoir notamment combien de charges tu as (puisqu’en micro-entreprise ton pourcentage de charges ne doit pas dépasser un pourcentage de ton chiffre d’affaires).

Registre des immobilisations et amortissements (EI au régime réel et sociétés)

Si tu achètes du matériel “durable” en freelance, tu ne le déduis pas toujours d’un coup : tu l’étales dans le temps. Ce peut être : 

• Ordinateur

• Matériel professionnel.

• Véhicule (selon cas).

On parle alors d’amortissement : on amortit l’achat sur plusieurs années.

Enregistrement des charges déductibles

Au réel, tu peux déduire beaucoup… si c’est professionnel et justifiable.

• Loyers / coworking.

• Logiciels

• Matériel bureautique et fournitures

• Déplacements professionnels. 

• Assurances

• Eau/électricité en partie si tu bosses de chez toi.

• Honoraires (expert-comptable, etc.)

Obligations fiscales à compter de janvier 2026

À partir de 2026, la facturation et la transmission de données fiscales deviennent plus “automatisées” avec la facturation électronique. Le but de l’État, c’est de nous mettre en conformité et de pouvoir mieux suivre la gestion comptable des entreprises françaises. Oui, tout le monde est concerné, même les freelances.

Voici ce que tu dois savoir :

• Déploiement progressif de la facturation électronique.
• Transmission de données à l’administration
• E-reporting pour certaines opérations.

Moralité : s’équiper tôt avec un outil adapté évite les galères. Vive les bons outils de comptabilité !

Outils et solutions pour simplifier ta gestion comptable en freelance

Les logiciels de comptabilité pour freelance

Le but d’un logiciel : te faire gagner du temps et réduire les erreurs. Il ne remplace pas ton expert-comptable, il va juste lui faciliter la vie : 

• Automatiser factures + relances.

• Suivre recettes/dépenses.

• Préparer les déclarations.

• Centraliser les justificatifs et les exporter en un clic.

Avantages et inconvénients des logiciels de comptabilité

➕ Avantages

• Gain de temps

• Moins d’oublis/erreurs.

• Vision claire (tableau de bord)

➖ Inconvénients

• Un petit temps de prise en main. 

• Demande de choisir le forfait idéal selon ses besoins.

Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité

Si tu compares des outils, cherche au minimum :

• Facturation + mentions légales.

• Suivi recettes/dépenses.

• Dashboard (CA, charges, seuils)

• Export comptable.

• Conformité 2026 (facturation électronique / évolutions).

Si tu compares des outils, cherche au minimum :

• Facturation + mentions légales.

• Suivi recettes/dépenses.

• Dashboard (CA, charges, seuils)

• Export comptable.

• Conformité 2026 (facturation électronique / évolutions).

Si tu compares des outils, cherche au minimum :

• Facturation + mentions légales.

• Suivi recettes/dépenses.

• Dashboard (CA, charges, seuils)

• Export comptable.

• Conformité 2026 (facturation électronique / évolutions).

Logiciels de comptabilité gratuits ou payants : lequel choisir ? 

La majorité des logiciels de comptabilité, comme Abby, proposent des formules gratuites ou payantes. Sur les versions gratuites, tu pourras éditer des factures et devis conformes, c’est donc la base pour être en règle. 

Quand savoir quand prendre la formule payante ? Tout va dépendre de ta manière de gérer ton entreprise. Personnellement, j’ai choisi la version payante d’Abby pour plusieurs raisons : 

• Personnalisation des documents.

• Signature en ligne.

• Paiement en ligne.

Donc si, comme moi, au-delà d’être dans les règles, tu souhaites te faciliter la vie, penche-toi sur les formules payantes ! 

L’expert-comptable : déléguer pour mieux se concentrer

Quand faire appel à un expert-comptable ?

Tu peux t’en passer en microentreprise (souvent), mais dès que ça se complexifie, ça devient rentable en tranquillité d’avoir un comptable ou un expert-comptable sous le coude. Nous on te conseille d’en prendre un si : 

• Tu es en société (EURL/SASU) et t’es pas comptable toi-même.

• Tu es au régime réel.

• La TVA c’est “complexe” pour toi.

• Tu manques de temps / tu as besoin de sérénité administrative.

N’oublions pas qu’on est freelance, pas expert en gestion d’entreprise. Chacun son métier, et si on veut éviter les boulettes, autant bien s’entourer ! 

Les missions d’un expert-comptable pour freelance

Il peut prendre en charge, totalement ou partiellement :

• Tenue comptable.

• Déclarations fiscales

• Taxe valeur ajoutée.

• Optimisation / choix de régime.

• Conseil statut (évolution micro → EI → société).

Au-delà de ça, les experts-comptables qui bossent avec les indépendants sont souvent des personnes humaines, à l’écoute et toujours de bons conseils. 

Expert-comptable en ligne vs traditionnel : lequel choisir ?

En ligne

• Moins cher.

• Process digital, il faut être à l’aise avec les outils digitaux.

Traditionnel

• Plus de proximité, plus de conseil.

• Utile si cas spécifiques / montage complexe.

Optimiser ta fiscalité en tant que freelance

Comprendre et déclarer la TVA en freelance

La taxe sur la valeur ajoutée, c’est souvent le point où les freelances se plantent… parce que ça arrive “d’un coup” avec les seuils. C’est un impôt indirect payé par les consommateurs et collecté par les entreprises. Toutes les entreprises sont assujetties, mais certaines comme les microentreprises en dessous d’un certain seuil ne sont pas redevables. Elle va dépendre : 

• De ton statut.

• Du chiffre d’affaires que tu réalises.

• De l’activité que tu exerces. 

Une mauvaise gestion peut coûter cher, donc autant la suivre régulièrement pour toujours anticiper combien tu dois. Les outils de comptabilité peuvent t’y aider car ils la calculent automatiquement. 

Identifier les frais professionnels déductibles

L’objectif : payer l’impôt sur ce que tu gagnes réellement. Ces frais sont déductibles uniquement pour les EI classiques, EURL et SASU. 

Pour qu’elle soit déductible, une charge doit respecter 4 conditions : 

• Être engagée dans l’intérêt de l’entreprise : bye bye le sac Chanel pour aller aux rendez-vous, pas déductible celui-là.

• Doit diminuer l’actif de l’entreprise : elle doit venir diminuer le résultat net.

• Être enregistrée dans l’exercice en cours. 

• Doit être justifiée : tu vas devenir la personne qui demande les factures à chaque fois que tu manges dehors, et tu seras fière de répondre « mettez 1 repas, vous embêtez pas ». 

Si une de ces quatre conditions n’est pas remplie, on ne peut pas la déduire du résultat. Alors autant te dire que tu vas veiller à bien tout respecter ! 

Les différentes options fiscales selon ton statut

L’optimisation fiscale, c’est pas que pour les millionnaires. Selon ton statut, tu peux ajuster pas mal de choses pour améliorer ta gestion fiscale : 

• Versement libératoire (micro).

• Option IS (dans certains cas en société).

• Changement de régime si l’activité évolue.

Ces choix changent directement ta comptabilité et tes déclarations. Tu peux ici aussi te faire aider d’un comptable pour faire les bons choix.

Questions fréquentes sur la comptabilité freelance

Suis-je obligé de faire appel à un expert-comptable ?

Non, les experts-comptables ne sont pas obligatoires. Mais c’est souvent un bon deal dès que tu passes au réel ou en société. Soyons honnêtes, tu ne connais pas toutes les règlementations comptables, et ça peut vite te coûter cher. 

Quel est le coût moyen d’un expert-comptable freelance ?

• En ligne : environ 70 à 150 €/mois HT.

• Cabinet traditionnel : souvent plus, selon complexité. À partir de 150 €/mois HT. 

Comment choisir le bon statut juridique pour ma comptabilité ?

Tu choisis selon :

• ton chiffre d’affaires

• tes charges.

• ton besoin de simplicité ou d’optimisation.

La micro reste la plus simple pour démarrer, mais attention à tes charges pour que ça reste intéressant ! 

Quels documents dois-je conserver et pendant combien de temps ?

• Factures : 10 ans.

• Documents fiscaux : 6 ans.

• Contrats : durée utile + sécurité.

La comptabilité freelance, c’est moins compliqué quand tu la prends comme un système simple : facturer régulièrement, suivre tes entrées et sorties, garder tes preuves, et anticiper les échéances. Avec un bon outil (et si besoin un expert-comptable), tu peux rester focus sur tes clients sans te faire surprendre.