CEO Day : le guide ultime pour les freelances 

Si tu es entrepreneur, tu veux sûrement une solution pour prendre du recul sur ton activité et ta stratégie d’entreprise.

On ne va pas se le cacher, être indé, c’est souvent avoir la tête dans le guidon.

Parfois, la stratégie est bien loin. Et non, tout ça n’est pas inné, c’est l’expérience qui nous forge.

Entre les clients, la gestion quotidienne, la création de contenus, la gestion des demandes entrantes… tu cours partout pour éteindre des feux, tout en mettant de côté le développement de ton activité et en ne prenant pas la mesure de ses enjeux.

Mais tout ça, sur plusieurs années, c’est la mort de ta boite. Parce que ta boite ce n’est pas toi. Elle a besoin de toi pour se developper.

Une des meilleures solutions, c’est le CEO DAY. T’en as peut-être déjà entendu parler sur les réseaux sociaux sans jamais vraiment comprendre en quoi il va changer ton entreprise. 

Je te partage ici tous mes conseils pour faire le point et travailler sur ton business. Tu retrouveras aussi des produits qui te guideront et te feront gagner en efficacité.

Voilà pour le sommaire rapide, on passe au concret !

Qu’est-ce qu’un CEO Day ?

Définition et concept

Le CEO day est une journée qui peut être traduite en français par « la journée du PDG », puisque CEO, qui signifie Chief Executive Officer, est un terme employé pour désigner le président-directeur général (PDG) d’une entreprise.

Quand on est entrepreneur, on est seul dans son entreprise à tout gérer. Le CEO day est une journée pour un freelance consacrée au pilotage de son entreprise.

En gros, on va faire un pas de côté sur le quotidien, analyser le mois écoulé, acter les bonnes décisions et planifier le mois à venir. L’idée, c’est de mener à bien notre vision d’entreprise.

Dans cet article, on l’appellera aussi : le bilan mensuel.

Différence entre travailler dans son entreprise et travailler sur son entreprise

Être à son compte, c’est avoir l’assurance d’être au quotidien la tête dans le guidon. 

Tu te lèves tous les matins pour exercer ton expertise, ton « cœur de métier », tu gères les projets de tes clients. Tu n’es pas seulement « ton métier », d’ailleurs, ce n’est qu’une partie de ton quotidien : t’es aussi comptable, juriste, RH, customer care manager, responsable marketing, business developer… Bref, tu travailles dans ton entreprise et tu es à tous les postes.

Avec un rythme pareil, prendre un moment pour avancer sur ton entreprise passe souvent au second plan. En réalité, je vais être honnête avec toi : ça s’apprend d’être à la direction de son entreprise.

Mais une chose est certaine, c’est que ça change tout : tu vas pouvoir enfiler ta casquette de chef d’entreprise, avoir le sentiment de piloter et surtout mener ta vision.

En travaillant sur ton entreprise, tu deviens plus stratège, plus efficace et plus sereine tout en continuant de travailler sur des projets clients.

Pourquoi mettre en place un CEO Day ?

Beaucoup ont la sensation qu’un CEO day ça ne sert à rien, que passer une journée entière à bosser sur son business et des nouveaux projets, ça ne fait pas rentrer de cash.

Non, crois-moi, ceux qui disent ça n’ont juste tout simplement pas le bon process. Il faut savoir que c’est la journée la plus bénéfique pour ton business et sa pérennité.

Atteindre ses objectifs à long terme

C’est pour moi la première raison pour laquelle tu dois mettre en place un CEO day : mener tes objectifs annuels à bien. Si t’es du genre à les poser au début de l’année et puis pouf tu les oublies, t’es au bon endroit.

Pour que tu comprennes, j’aimerais qu’on clarifie quelque chose : chaque année, tu vas définir des objectifs annuels : c’est les grands caps de ton activité. Ces objectifs sont ensuite découpés en projets, qui eux sont plutôt trimestriels.

Enfin, ils vont être eux-mêmes découpés en actions, qui sont à accomplir en vue de concrétiser le projet, qui lui-même validera l’objectif. 

Donc annuellement, tu vas définir tes objectifs, et ensuite pour qu’ils ne terminent pas au fond de ton espace Notion, on utilise les CEO day pour faire des bilans mois par mois.

Exemple rapide : tu souhaites lancer une nouvelle offre cette année.

Objectif : lancer la stratégie d’une nouvelle offre avant la fin d’année avec 3 acheteurs pour la tester.

Projet : 

• Trimestre 1 : concevoir l’offre.
• Trimestre 2 et 3 : lancer une bêta test.
• Trimestre 4 : analyser et finaliser l’offre.

Actions : 

• Trimestre 1 : concevoir l’offre.
  • Mener une étude de marché concurrentielle.
  • Analyser les besoins de la cible.
  • Concevoir le contenu de l’offre.
  • Créer les livrables.
• Trimestre 2 et 3 : lancer une bêta test.
  • Concevoir l’offre bêta test.
  • Créer les contenus de promotion.
  • Promouvoir et convertir 3 prospects.
• Trimestre 4 : analyser et finaliser l’offre.
  • analyser les retours des missions réalisées.
  • Optimiser l’offre.
  • Revoir la page de vente.
  • Créer du contenu pour la promotion officielle.

Améliorer la stratégie et la prise de décision

Ça parait évident, mais une journée à travailler sur son entreprise te permet de prendre du recul : tu vas pouvoir regarder ce qui a été fait, analyser les erreurs et pouvoir t’ajuster au mieux. En prenant un moment défini pour analyser le déroulé de la stratégie, tu t’offres une meilleure manière d’ajuster. 

L’analyse peut aussi t’amener à prendre des décisions pour ton entreprise, ce qui va te rendre bien plus efficace sur ton année.

Augmenter la productivité et l’efficacité

Lorsque tu fais ton CEO day, tu peux planifier mensuellement en fonction des urgences et des objectifs annuels. Ça te permet d’avoir une lecture d’ensemble, d’être efficient.

En planifiant en amont toutes les tâches à réaliser, cela te permet d’être beaucoup plus efficace. Tu connais peut-être la loi de Parkinson : plus on a de temps pour faire une tâche, plus cette tâche prend du temps. 

Gérer le stress et améliorer l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle

C’est un des derniers points essentiels qui doit te convaincre de mettre un CEO day en place : ta santé mentale.

Prendre un moment pour déterminer les choses va te permettre de sortir tes pensées (motivantes comme limitantes) et de structurer ton temps. Inévitablement, ça te permettra d’améliorer ton équilibre professionnel et personnel mais aussi et surtout de rassurer tes peurs. 

Au quotidien je côtoie beaucoup de freelances qui voient leur vie changer avec cette routine. La raison est simple : ils sortent de leur tête. C’est donc un petit effort à faire qui aura sur ta santé mentale de grandes conséquences.

Comment organiser son CEO Day quand on est freelance ?

T’es motivé à te lancer ? Le plus dur est fait ! Oui, mais pour en tirer tous les bénéfices, il faut bien s’organiser et mettre tout ça au propre dans ton quotidien et ton planning.

Choisir la fréquence idéale (annuelle, mensuelle, trimestrielle…)

Ma réponse va être très simple : les trois fréquences sont importantes pour avancer ! 

À l’année : tu réalises ton bilan annuel pour voir où en sont tes objectifs et planifier ceux de l’année.

Au trimestre : tu examines les projets du trimestre écoulé, tu analyses les data du trimestre et tu planifies les projets du trimestre qui arrive.

Au mois : tu analyses les datas et tâches réalisées, tu planifies celui qui arrive.

Tu peux en plus, si tu le souhaites, faire un bilan chaque semaine, c’est un plus mais pas une obligation. 

Définir un espace de travail dédié et propice à la concentration

Là-dessus aussi, je vais être très rapide : sors de ton environnement classique.

Tu bosses de la maison ? Va dans un café, un coworking, un endroit créatif où tu te sens bien. Tu m’en diras des nouvelles.

Tu bosses dans un bureau que tu loues ? Alors fais ça plutôt tranquillement à la maison si c’est possible, ou dans un café. 

La seule chose qui est importante pour que tout se passe au mieux : essaie d’être au calme pour réfléchir et accorde au moins une pause entre l’analyse et la planification pour laisser ton cerveau générer des idées.

Planifier son agenda et bloquer une récurrence

Mon ultime secret pour que ton CEO day se déroule au mieux : planifie, car on le sait : tout ce qui n’est pas noté n’existe pas et l’organisation c’est la clé.

On le rappelle au cas où : tu dois lui consacrer du temps. 

Dans cette journée, tu peux aussi en profiter pour faire ta comptabilité mensuelle. Comme ça tu fais tout d’un coup !

Que faire pendant son CEO Day ? 

La clé d’un bon CEO day, c’est d’avoir une trame claire qu’on a plus qu’à suivre. Je te donne une méthode simple à effectuer pas à pas.

Mindset : bilan émotionnel

• Analyser le mood général.
• Noter le nombre de congés.
• Noter les temps forts.
• Noter ce qui a pu nous affecter.

Finances : suivi des dépenses, conversions à venir

Ici, on ne parle pas de faire sa comptabilité. Je te conseille de faire ta comptabilité d’ailleurs en amont. Tu peux d’ailleurs tout faire le même jour quand tu seras expérimenté.

Ici, on parle donc d’une analyse financière :

• Analyse des entrées de chiffre d’affaires et sorties à venir.
• Prévisions des investissements
• Estimation des conversions à faire et quand.

Analyse données commerciales : statistiques et KPI

• Analyse commerciale : taux de conversion, nombre de leads, nombre de conversions, taux de satisfaction, nombre d’acheteurs revenus.

• Analyses site web : nombre de visites, temps des visites, page la plus vue… 

• Analyses réseaux sociaux : par canal en fonction des stats disponibles.

• Analyses réseau professionnels : nombre événements réalisés, taux recommandation… 

• Analyses marketing : ads, vues, conversion… 

• Analyses newsletter : inscrits, clics, conversion…

Bien entendu, tu analyses des statistiques en fonction de tes canaux de prospection.

Suivi clients : gestion des missions

C’est ici le moment idéal pour faire un état des lieux des missions, histoire d’être sûr qu’on avance comme il faut avec eux : 

• Gestion des rendez-vous.

• Deadlines

• Facturation

• Futures actions qui vont être à accomplir.

• Mise à jour des plannings de prises de rendez-vous suivant tes dispo (Calendly, Cal.com, Zcal…)

Gestion des tâches 

Avant de passer à la planification, tu prends le temps de relire tes notes en vrac que tu aurais notées, et pourquoi pas aussi de noter les choses que tu aimerais faire dans les semaines qui arrivent. Ce peut être des projets conséquents ou une minitâche que tu ne souhaites pas oublier. 

Planification : suivi des objectifs

C’est la dernière étape : en reprenant tes notes, tes stats et suivis, et tes objectifs/projets/tâches : tu prends la mesure du travail et tu planifies tout ce qui est nécessaire et indispensable. 

Normalement, une fois que tout ça est fait, tu vas pouvoir admirer ce qui t’attend et avoir un sentiment de travail accompli ✨

Et personnellement, j’aime toujours terminer le bilan en m’offrant un petit cadeau pour marquer le coup, me motiver ou me féliciter 🎁

Exemples de modèles de CEO Day ou bilans

Ici, je vais te donner des exemples concrets pour te montrer la différence entre les bilans à faire au mois, au trimestre et à l’année. 

Bien entendu, il y a des exemples par sujets, mais à toi de le compléter en fonction de ton business.

Modèle pour le bilan mensuel

Ici, on fait surtout du reporting finalement.

• Bilan émotionnel : mood général, temps forts, 3 choses dont je suis fière.
• Finances : lister le chiffre d’affaires par prestation, lister les charges.
• Stats commerciales : nombre d’actions de prospections, nombre de leads, nombre d’appels découverte, stats réseaux sociaux, stats réseaux professionnels & recommandations…
• Clients : validation dates rendez-vous, paiements, mise à jour des liens de réservation.
• Objectifs projets : examiner tout ce qui a été réalisé et ce qui reste à faire pour les semaines qui arrivent.

Modèle pour le bilan trimestriel

Ici, on analyse les taux, on ajuste. C’est à examiner en plus du CEO day, mais tu peux le faire en même temps (prévois juste quelques heures en plus).

• Bilan émotionnel : mood général trimestriel, actions concrètes pour aller mieux.
• Finances : taux de charges, % réalisation de l’objectif de CA annuel
• Stats commerciales : taux de conversion, taux de recommandation, taux de retours, taux de leads par réseaux…
• Clients : cout acquisition, taux de satisfaction, taux de fidélisation.
• Objectifs projets : examiner tout ce qui a été réalisé et ce qui reste à faire pour les semaines qui arrivent.

Modèle pour le bilan annuel 

Ici on fait une analyse complète de l’activité. Ici, tu vas donc t’appuyer sur tes bilans mensuels et trimestriels réalisés tout au long de l’année.

• Bilan mental : analyse des freins et de la gestion de ton business, faire ressortir les problématiques récurrentes.
• Bilan business : analyse, finances, outils, temps, organisation… faire ressortir les problématiques récurrentes.
• Réflexion : temps de pause pour laisser décanter.
• Planification : en partant des problématiques récurrentes, trouver des solutions et planifier tout ça !

Outils et ressources pour optimiser son CEO Day

Ici, tu vas pouvoir retrouver mes meilleures ressources pour piloter ton activité et développer ton entreprise avec tous mes conseils pour obtenir les meilleurs résultats.

Template Notion pour réaliser ton bilan annuel

Avant de faire ton CEO day, tu as peut-être besoin de clarifier tes objectifs annuels. Pour ça, tu peux commencer par effectuer ton bilan annuel grâce à ce template Notion.

Dans ce template, tu retrouveras :

• Une section pour faire un bilan mental à 360°.

• Un espace pour analyser toutes les facettes de ton business.

• Une pause pour laisser décanter et faire mûrir tes réflexions.

• Un espace de planification pas à pas pour donner vie à tes envies et aux bonnes choses pour l’année qui arrive !

Template Notion pour réaliser tes bilans mensuels (CEO day) et suivre tes objectifs

C’est l’outil idéal pour mener tes CEO days. 

C’est un template créé pour les freelances qui inclut : 

• Un espace pour travailler sur son temps, ses process et créer ses agendas hypothétiques pour mieux s’organiser au quotidien.

• Un espace pour organiser à l’avance et découper ses objectifs en projets et en actions, classés par domaines d’actions et avec des automatisations permettant ensuite de se focus sur ce qu’il y a à faire à la semaine. 

• Un espace pour effectuer les bilans mensuels avec une trame complète : émotionnel, commercial, communication, market’, site web… on analyse tout et ça génère automatiquement des stats ! 

Template Notion pour faire ta comptabilité en freelance

Dans la perspective de mieux piloter ton activité, il est possible d’apprendre à piloter sa comptabilité, surtout si tu es en microentreprise ! 

Ici, tu peux bénéficier d’un template complet sur les finances en microentreprise, avec plusieurs étapes de travail :

• Un espace pour entrer les informations essentielles sur son business : juridique, offres, ses objectifs financiers.

• Un espace pour faire son prévisionnel financier sur 3 ans.

• Un espace pour piloter sa comptabilité mensuellement.

• Un espace d’analyse avec des données statistiques.

FAQ : questions fréquentes sur le CEO Day

Comment intégrer le CEO Day à ma routine quotidienne ?

La clé, c’est de bloquer dans ton agenda une récurrence. Par exemple, tu peux te dire que ton CEO day c’est tous les premiers lundis de chaque mois, ou un jour fixe comme le 5. 

Avoir une récurrence facile à retenir pour faire du CEO day quelque chose de simple, fluide, auquel on n’a pas forcément à penser. 

Ça peut aussi te permettre de poser tes idées dans l’onglet « description » de ton évènement et d’y revenir au moment opportun. Personnellement j’adore, je trouve que ça fait gagner beaucoup de temps. Tu peux en alternative le noter dans un outil de prise de notes.

Est-ce que le CEO Day est utile pour tous les types d’entreprises ?

Cela concerne toutes les entreprises. Qu’importe ton domaine d’activité, ton statut ou ton niveau de développement, faire un CEO day est essentiel pour tenir dans la durée. C’est un concept un peu nouveau, mais le CEO day est pour toi et ton business, conseillé à tous les entrepreneurs qui cherchent la réussite.

Combien de temps consacrer à mon CEO Day ?

Pour les premières fois, tu peux bloquer une journée complète. Par la suite, tu gagneras du temps et tu pourras passer moins de temps. 

Voici mes recommandations de temps aussi pour les bilans annuels et trimestriels : 

• Bilan annuel : 3 demi-journées.

• Bilan trimestriel : 1 journée.

• Bilan mensuel : 1/2 journée, voir 1 journée quand on débute.

Quels sont les principaux obstacles à la mise en place d’un CEO Day et comment les surmonter ?

Lorsqu’on met le nez dans la structuration de son entreprise, on met souvent le doigt sur le manque de structure. Dans ce cas, tu peux aussi décider de te faire accompagner pour donner un cadre serein à ton activité. J’ai rédigé un article complet à ce sujet sur l’accompagnement d’entreprise pour les freelances afin de te guider pour que tu puisses choisir la solution la plus adaptée.