CRM sur Notion : la solution idéale pour les indépendants et TPE

Notion, un des outils dont on entend le plus parler depuis ces dernières années. Et pour cause : avec lui tout est possible, qu’importe la taille de ton entreprise !

Capable de s’adapter à tous les domaines, cet outil se présente aussi comme une solution parfaite pour les entreprises qui cherchent à structurer leur organisation sans exploser leur budget.

Selon tes besoins et ton budget, tu vas trouver la solution parfaitement adaptée ici grâce à cet article :

1. comment créer le tien sur mesure,
2. un modèle idéal pour les freelances,
3. et une prestation unique pour les TPE qui souhaitent un CRM sur mesure.

Qu’est-ce qu’un CRM et pourquoi Notion est un excellent choix ?

Définition et fonctions essentielles d’un CRM

Le CRM est un ensemble de solutions qui permettent à ton entreprise de gérer, de suivre et de stocker des informations relatives à tes clients actuels et potentiels. 

Autrement dit, c’est un outil central qui t’aide à garder une vision claire de ta relation client et à mieux organiser ton activité.

Concrètement, un CRM va t’aider à :

• suivre tes prospects

• piloter ta relation client

• analyser ta stratégie commerciale et ton marketing

Les avantages d’utiliser Notion pour ton CRM

Quand on est une petite entreprise, les solutions CRM connues comme Hubspot sont souvent trop chères et parfois trop complexes pour nos besoins réels.

Notion possède une force particulièrement puissante : celle de pouvoir construire un CRM totalement adaptable à tes usages.

Tu peux ainsi créer un système qui correspond exactement à ta manière de travailler, sans t’enfermer dans un logiciel rigide.

Avec Notion, tu peux piloter toutes les étapes de ta relation client :

• prospection

• suivi client

• analyse

Le tout dans un seul espace, avec de nombreuses possibilités techniques pour créer une organisation fluide et logique.

Crée ton CRM dans Notion : voici les étapes.

Techniquement, créer un CRM dans Notion est totalement possible.

Mais selon moi, il est important de bien maîtriser l’outil avant de te lancer. Notion offre énormément de possibilités, et sans une bonne connaissance des fonctionnalités, tu risques de construire un système difficile à utiliser.

Si tu débutes sur Notion, il peut être plus judicieux d’acheter un modèle ou de déléguer la création de ton CRM.

Découvre mes solutions ici : tu gagneras un temps précieux et tu éviteras de bricoler un système inefficace.

Être au clair sur le parcours client et le tunnel de vente

Avant même de toucher à l’outil, commence par clarifier ton tunnel de vente.

L’idéal est de créer un mindmap de ton parcours client pour visualiser toutes les étapes : premier contact, échange, proposition commerciale, signature, suivi…

Ensuite, je te conseille d’annoter chaque étape avec ce que tu attends concrètement de ton CRM.

Exemple d’annotation : à l’étape de prise de contact, je veux pouvoir déclencher un bouton et créer une fiche prospect, etc.

Cette réflexion va t’aider à construire un système vraiment cohérent avec ton fonctionnement.

Créer le squelette de ton CRM dans Notion : base de données, pages…

Une fois ton parcours client clarifié, tu peux commencer à construire ton CRM.

Tu vas créer différentes bases de données selon tes besoins :

1. fiches clients
2. fiches prospects
3. suivi des projets
4. rappels et relances
5. tâches et to-do list
6. tableaux de pilotage

Pour un CRM Notion efficace, certaines bases de données sont particulièrement utiles :

• Base de données Chronologie
  Elle permet d’avoir une vision globale de tes projets clients.
• Base de données Calendar
  Elle affiche tes rendez-vous sous forme de calendrier.
• Base de données Liste
  Idéale pour gérer les fiches prospects et clients et centraliser toutes les informations : documents, notes, tâches, ressources.
• Base de données Galerie
  Elle permet d’afficher visuellement les projets en cours.

À ce stade, concentre-toi surtout sur la structure et les fonctionnalités. Le design viendra plus tard.

L’objectif est simplement de construire des bases solides.

Mettre en page ton CRM : affichage, optimisations, graphiques…

Une fois que tu as tout ce que tu veux, tu peux passer à la mise en page ! 

Le but ici est de créer des pages utiles qui regrouperont les bases de données. Tu vas aussi structurer ton espace de travail en fonction de ton besoin : 

• Prospect

• Client

• Fidélisation

• Analyse

Chaque espace correspond généralement à une étape du tunnel de vente.

Notion permet de relier les bases de données entre elles, de créer différentes vues et de personnaliser l’affichage selon tes besoins.

C’est là que ton CRM devient vraiment puissant : tu peux organiser ton espace de travail pour que les informations importantes ressortent immédiatement.

Automatiser ton CRM Notion pour aller plus loin

Notion ne se limite pas aux bases de données.

Tu peux aussi automatiser certaines actions pour gagner du temps.

Il existe deux grandes possibilités :

Automatisations et intégrations

Notion ne se limite pas aux bases de données.

Tu peux aussi automatiser certaines actions pour gagner du temps.

Il existe deux grandes possibilités :

Automatisations et intégrations

Les automatisations permettent d’accélérer certaines tâches répétitives.

Par exemple :

• créer automatiquement une fiche client

• générer des synthèses de données

• déclencher des processus avec des boutons

Ces automatisations permettent de mieux organiser ton travail et de fluidifier ton quotidien.

Utiliser les agents IA

Notion propose aussi des agents IA capables de réaliser certaines tâches automatiquement :

• regrouper des documents

• mettre à jour des statuts

• générer des résumés

Ces fonctionnalités peuvent être très utiles, même si elles restent disponibles uniquement dans l’abonnement payant le plus élevé.

Si tu souhaites démarrer rapidement avec un CRM prêt à l’emploi, sans que ça te coûte un rein, les modèles Notion sont faits pour toi ! 

Ils permettent de poser une base solide sans passer des heures à construire ton système.

Le modèle de CRM idéal pour les freelances

J’ai créé un CRM spécialement pensé pour les indépendants.

Ce n’est pas seulement un modèle : c’est un véritable système pour organiser ta relation client et piloter ton activité sans t’éparpiller.

Ton suivi client devient fluide et tu peux te concentrer sur ce qui compte vraiment : créer de la valeur pour tes clients.

Tu vas aimer ce CRM si :

• tu veux poser un cadre clair pour ton parcours client

• tu veux créer une expérience cohérente pour tes clients

• tu veux alléger ta charge mentale

• tu sais que la fidélisation est un levier puissant pour ton activité

• tu veux analyser tes données pour améliorer ton marketing

Tout est regroupé dans un seul modèle que tu peux personnaliser facilement.

Depuis des années, tu as entassé les fichiers Excel, Word, PowerPoint pour gérer ta relation client. Au quotidien, ça fonctionne.

Mais il faut se rendre à l’évidence : y’en a partout. Mais au-delà de ça surtout :

• Tu as une tonne de données que tu n’arrives pas à exploiter.
• Tu perds du temps, et ton équipe aussi : recherches, doublons, oublis…

Bref, ton bricolage a atteint ses limites, et un CRM Notion te parait idéal pour enfin avoir un pilotage efficace. Et tu as bien raison !

Notion est un outil génial car il est capable de s’adapter à tous les domaines, en proposant une multitude de possibilités. Après, le problème c’est souvent la technique.

Et c’est exactement pour ça que nous avons créé avec Appoline une solution unique : celle qui mêle stratégie et outil sur mesure pour un Notion qui nous fait vraiment gagner du temps au quotidien.

Le duo de choc pour t’accompagner

 →  Lucile : consultante d’entreprise qui t’accompagnera sur la clarification des process selon tes besoins : parcours client, tunnel de vente, gestion des tâches…

 →  Appoline : consultante Notion certifiée, c’est elle qui s’occupe de donner vie au CRM sur mesure à partir de process clairs et d’un cahier des charges établi ensemble.

Nos étapes de travail :

Questions fréquentes sur Notion et les CRM

Faut-il maitriser Notion pour créer son CRM ? 

Oui, ça nous parait indispensable car la multitude de possibilités peut parfois rendre la mise en place complexe. C’est donc important de maitriser l’outil dès le départ pour créer un CRM vraiment utile, et pas bricolé.

Combien coûtent les modèles CRM sur Notion ? 

Les prix sont variables, de 50€ à 100€ environ. Les modèles sont idéalement conçus pour les freelances. Si c’est ton cas, tu peux regarder mes templates Notion spécialement conçus pour toi ! Pour les petites entreprises (équipes jusqu’à 10 personnes), je te recommande un CRM sur mesure, plus évolutif, plus adapté.

Combien coûte un CRM sur mesure Notion pour les entreprises ? 

Tout dépendra de l’ampleur du projet, et des demandes spécifiques en plus (comme la migration de données, par exemple). Mais pour une formule stratégie + Notion sur mesure, comptez au moins 1500 € HT. Donc oui, vis-à-vis des outils existants sur le marché, ça vaut le coup ! 

Est-ce que Notion respecte les normes RGPD ? 

Oui ! Heureusement d’ailleurs. Mais il faut tout de même veiller à faire ça correctement en

1. Inscrivant Notion comme sous-traitant dans ton registre des activités et traitements
2. Avoir bien accès à la documentation juridique de Notion
3. Informer les clients dans la politique de confidentialité qu’on utilise Notion dans le traitement des données.

Combien coûte l’abonnement à Notion ?

Il est important que tu choisisses la formule adaptée à tes besoins. Il existe 3 forfaits : Gratuit, Plus, Entreprise. Maximum, c’est 20$ par mois. Tu as tous les prix indiqués ici. Mais donc oui : pour découvrir Notion, tu peux commencer gratuitement !

Est-il temps de passer à un CRM sur Notion ? 

Eh bien, faisons le test pour le savoir ! Réponds à ces 5 questions par oui ou non. Si tu as une majorité de oui, c’est qu’il est temps que l’on s’appelle ! 

• Est-ce qu’il arrive que certaines informations clients se retrouvent à plusieurs endroits (emails, fichiers, tableau, notes, outils différents) ?

• Ton équipe (ou toi) doit-elle parfois chercher longtemps pour retrouver l’historique d’un client ou d’un prospect ?

• Quand un nouveau collaborateur arrive, est-ce compliqué de lui expliquer comment fonctionne ta gestion ?

• Est-ce difficile de savoir rapidement où en sont tes opportunités commerciales (nouveau contact, devis envoyé, suivi négociation, signé…) ?

• Est-ce compliqué d’extraire des chiffres utiles pour piloter ton activité (nombre de prospects, taux de transformation, chiffre généré, etc.) ?